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GrantWillで、情報の一元化・リモートワークの
実現で業務効率アップ!

公益財団法人ライフスポーツ財団は、親や地域団体と協力しながら、財団独自の取り組みで、子どもたちの健全な心身の育成に寄与することを目的とした公益財団法人です。
各種ある助成事業の中でも「ライフ・チャレンジ・ザ・ウォーク」「ライフ親子グラウンド・ゴルフ大会」「ライフキッズスポーツクラブ」「親子や幼少児が運動に親しむ事業」への助成において、申請と報告書のフローで助成業務サポートシステム「GrantWill」を活用いただいています。
今回は、公益財団法人ライフスポーツ財団のGrantWill導入のきっかけや現在の活用方法、その効果について柳澤様にお話しを伺いました。

―ライフスポーツ財団様について教えてください。

地域における「子どもの健全な心身の育成」を目的に、スポーツ活動の普及・推進を行っている公益財団法人です。具体的には幼少児を含む子どもたちが、いつでもでも誰でも積極的にからだを動かせるようなスポーツ活動を支援しています。特に地域コミュニティの創出や親子のふれあい、他者との望ましい関係性などを楽しみながら学べるような活動を特に推進しており、その一環として助成活動や体験活動の提供を行っています。文化活動としては「頭のスポーツ」と言われる囲碁を通して、子どもたちが地域の大人や高齢者と交流できる場を提供しています。

―助成に関して教えてください。

全国の地方公共団体や地域の団体を対象に、子どもや親子のスポーツ・運動あそび事業に対して助成をしています。また全国に助成先があり助成件数が多いのが特徴です。

―GrantWillの導入検討のきっかけを教えてください。

1つは助成件数の拡大を見据えた業務効率化です。今後、助成件数が多くなるにつれて仕事量も増加するため、業務の効率化は必須でした。また、これまで限られた場所でしか業務ができなかったため、コロナ禍による緊急事態宣言の発令後、業務の継続が困難になり、BCP対策の観点からもリモートワークをできるようにしたいとの思いもあり、システムの導入を検討していました。
さらに業務が属人化していたという課題もあったため、担当者がお休みした場合でも別の担当者が対応できるようにするなど、組織として情報共有をしやすくするための「情報の一元化」をしたいと考えていたこともきっかけでした。

※BCPとは
「Business Continuity Plan」の略であり「事業継続計画」を意味します。
主に災害などで被災することを想定し、事業を継続していくために予め対策しておく計画のことを指します。

『システム上で助成業務に必要な機能が揃っていた』

―GrantWillの導入までの流れと決め手を教えてください。

助成業務サポートシステムを導入するにあたって、ワイピービズインプルーブ様を含めた複数の会社様の商材で比較検討していたのですが、GrantWillは、提案していただいた「その場で」使用感をイメージすることができました。また機能として、我々がやりたかったこと(助成業務に特化した機能など)が既に出来上がっており、当財団独自の機能が欲しいと要望すればカスタマイズ対応していただけることにも魅力を感じまして、価格面だけでなく機能やサポートなど総合的に判断して決めました。

『情報の一元化で属人化を脱却し、業務効率アップ』

―GrantWillの導入により、業務負担は減りましたか。

GrantWillを導入したおかげで、これまで課題だった「リモートワーク」と「ペーパーレス」が実現され、「情報の一元化」が実現されつつあります。外出先でも業務ができるようになったため、場所に捕らわれることなく業務ができ、業務効率が上がりました。またシステム化するにあたって、申請項目やその後のフローなど助成業務全体を見直すきっかけになり、GrantWillを導入したことによって、業務全体の効率化に繋がりました。

―導入後、使用していく上で戸惑う点はありませんでしたか。

ほぼ毎日使用していますが、直観的に操作できるため、そこまで戸惑うことはありませんでした。また不明点があれば、すぐにサポートをしていただけるため、安心して利用させていただいています。一部ご高齢の方も使っていただけていることから、使用感の良さを感じています。

―今後の展望に関して教えてください。

助成する活動の種類を増やしていきたいですね。子ども達がからだを動かす機会を増やし、そこから親子や子どもたち同士、また地域の方々との交流が生まれる場を一つでも多く作ることで、世の中の役に立っていきたいと考えています。

―お忙しい中、貴重なお話ありがとうございました。


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