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• ［団体名］

  公益社団法人日本糖尿病協会

  

  ［職員数］

  6名（2022年8月末時点）

公益社団法人日本糖尿病協会は糖尿病がある人と医療者、それに企業や健康に関心の高い市民が連携して、糖尿病に関わる問題を克服し、国民の健康増進に寄与することを目指す公益社団法人です。
協会の主な事業活動としましては「糖尿病の正しい知識の普及啓発」、「調査研究」、「国際交流」の３つが挙げられます。
その中の「調査研究」事業の一環として研究助成を行っており、助成の基幹業務である申請・審査・報告書のフローで助成業務サポートシステム「GrantWill」を導入していただいています。
今回は、公益社団法人日本糖尿病協会のGrantWillの導入のきっかけや現在の活用方法を事務局次長の志原様に伺いました。

―日本糖尿病協会様に関して教えてください。

糖尿病に関わる問題の克服を目指し幅広い活動を行っている公益社団法人です。
協会としては糖尿病がある方はもちろん、医療者や医療・医薬企業、行政、保健師など様々な立場の方から組織されているのが特徴であると思います。
糖尿病がある方への支援だけではなく、医療従事者の知識・技術を向上させることで社会全体として広くあまねく糖尿病に対してより良い環境を作ることや、予防や症状の悪化を防ぐための糖尿病に対する正しい知識を広めることなどをを目標に日々活動しております。
その中で私は、事務局次長として法人の運営と、研究助成など学術系の業務を担当しております。

―助成に関して教えてください。

研究助成は、従来より行っていた「若手研究者助成」「メディカルスタッフ育成研究助成」「高齢者糖尿病臨床研究助成」の３種類に加え、昨年より、基金として糖尿病関連企業のご支援を頂く「日本糖尿病協会研究・教育基金　研究助成」を新たに実施しており、計４種類行っております。

―GrantWillの導入検討のきっかけを教えてください。

従来は紙の申請書を郵送で受け付けて、それをExcelに転記してリスト化していました。審査員の方々へ送る資料も人数分をファイルに綴じて用意をしていました。新たに「日本糖尿病協会研究・教育基金　研究助成」を募集するにあたり、従来の件数であっても業務負担が大きかったので、システム化できないかと思い検討を始めました。

―GrantWillはどこで知っていただきましたか。

検討を始めて、ネット検索や紹介により、会員サイト・申請サイトを作成するシステムがいくつか候補として挙がりました。しかし、助成業務に特化したものではなく、デモ・提案を受けて検討を進める中でかなりカスタマイズが必要であることがわかりました。運用開始まであまり時間がない状態だったので、よりよいシステムがないかネット検索で探したところ「GrantWill」にたどり着きました。

『「助成業務に特化したシステム」で作り込まれてる』

―GrantWillの導入までの流れと決め手を教えてください。

「GrantWill」を知り、デモをお願いして当協会のシステム化したい内容をお打ち合わせしたところ、必要な機能はすべて備わっておりそのまま運用できると感じました。その後比較検討した結果を担当役員に伝え承認を得て導入が決定しました。
システムの選定まで２週間、運用開始まで２か月でシステム化を実現できました。
やはり決め手としましては、「助成業務に特化したシステム」で作り込まれていたところです。研究助成の応募・審査にあたっては必要な機能がほぼすべて揃っていると感じています。

『採択数は３倍程度になったが、業務量は半減以下。』

―GrantWillの導入により、業務負担は減りましたか。

新たな助成を募集したことにより、採択者数はこれまでの3倍程度になりましたが、GrantWill導入にしより業務量は半減以下になりました。
これまでは、到着した申請書類を開封し、ファイリングし、情報をリストに転記し、メールで受領の連絡をする、この作業を申請者の数だけ行っていたのですが、これは全てGrantWillがやってくれるので、受付期間の業務は続々と追加されていく申請者リストを見ているだけで済むようになりました。採択者が所属する施設側で要望があった場合を除いて、採択通知などもペーパーレスを実現できましたので、以前は届いた申請書の封筒で箱が一杯になっていたのが、導入後はこの業務に関する資料は薄いファイル１冊のみです。
以前の転記作業がなくなったことで入力ミスをなくすことができたのも大きな成果であると思います。

―導入後、使用していく上で戸惑う点はありませんでしたか。

営業担当の方からもサポートしていただけたので、特に戸惑った点はありませんでした。
GrantWill導入以前の紙の書面でのフローで応募していただいた方からもシステム化にあたり特に問い合わせは来ておらず、スムーズに移行できたと思っております。
審査員の方々にもシステム化は歓迎していただきました。

―今後の展望に関して教えてください。

糖尿病に対するよりよい医療を提供する基礎作りの一環として、研究助成の応募者数・採択数のさらなる拡大を目指したいと思っています。これまでの書面の郵送での申請受付ですとどうしても限界があったのですが、GrantWill導入によりそこの心配はなくなりました。
糖尿病は、なってしまった人の生活に問題があったり、何か非があったりするでもなく、誰もがどうしてもなってしまう可能性があります。正しい理解と知識の獲得を社会全体で実現していきたいです。

―お忙しい中、貴重なお話ありがとうございました。